14 августа , 2017

Как проверять подотчетные документы: алгоритм действий

Олег Фомин корреспондент "УНП"
Как проверять подотчетные документы: алгоритм действий
Компания рискует потерять расходы, если вы не проверите чеки от подотчетных сотрудников. Чтобы вы не попали в ловушку и не потеряли расходы, стоит проверить чеки по алгоритму, который мы составили вместе с налоговиками.
Шаг № 1
Проверьте документы
После командировки сотрудник должен представить чеки и счета за проживание, питание, бензин.
Чек
Убедитесь, что документ настоящий (см. образец). Подлинность чеков можно проверить прямо из офиса. Но способ проверки зависит от того, какой чек принес сотрудник.
Чтобы проверить чеки онлайн-кассы, скачайте на телефон приложение «Проверка чеков». Отсканируйте QR-код на чеке с помощью телефона. Если чек настоящий, в приложении появится вся информация: дата и время операции, сумма и др. Продавцы могут передавать электронные чеки раз в месяц. Если чек сразу не нашелся, то попробуйте повторить через несколько дней.
До 1 июля компании вправе работать на старых кассах с ЭКЛЗ. Если сотрудник принес чек, напечатанный на кассе старого образца, проверьте документ на сайте kpkcheck.ru через экспресс-проверку.
Если чеки не прошли проверку в приложении и сервисе, то скорее всего документы фиктивные.
Счет
Обязательной формы у счета нет. В документе должны быть все необходимые реквизиты: наименование организации, ИНН и дата (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Если реквизитов не хватает, то компания рискует потерять расходы.
Шаг № 2
Убедитесь, что организация числится в реестре
Проверьте, что организация, которая выдала чеки или счет, есть в реестре. Для этого используйте egrul.nalog.ru. Чтобы проверить компанию через сервис, нужен только ИНН из чека или счета. Сервис тут же покажет, реально существует компания или нет.
Если сервис не показывает информацию, то скорее всего документ выдала несуществующая компания. Прикладывать бумаги к авансовому отчету рискованно. Если организация есть в реестре, продолжайте проверку.
Шаг № 3
Проверьте компанию на картах
Проверьте адрес компании, которая выдала чек. Для этого используйте сервисы Google Карты или Yandex. Карты. Проверка необходима, так как адрес может быть нереальным. Когда мы проверяли чек из гостиницы, то обнаружили, что отель находится в несуществующем доме. Хотя сама гостиница числилась в реестре, у нее был сайт, а на телефоны отвечал администратор.
Шаг 4
Отправьте запрос в гостиницу или ресторан
Отправьте письмо в компанию с просьбой подтвердить, что организация действительно выдавала документ. Обычно на сайтах отелей, ресторанов, топливных компаний есть электронный адрес, куда можно написать. Письмо составьте на официальном бланке организации.
Если проверяете чек из гостиницы, то дополнительно попросите отель подтвердить, что работник реально в нем жил. Напишите период проживания и Ф.И.О. работника. Ресторан такую просьбу вряд ли выполнит, если только работник заранее не бронировал столик.
Правда, организация не обязана отвечать на ваш запрос. Но если налоговики снимут расходы, то у компании будет дополнительный аргумент. Покажите проверяющим запрос. Он скажет о том, что компания была предусмотрительна.
Если инспекторы все же снимут расходы, у компании есть хорошие шансы защититься. Компания не знает заранее реквизиты гостиницы и не может проверить добросовестность. Поэтому инспекторы не вправе снимать расходы. К такому выводу пришли судьи ВС РФ (определение от 23.12.15 № 309-КГ15-16360).


Что проверить в чеке подотчетного сотрудника
Наименование организации

Наименование организации и ИНН должны совпадать. Для этого проверьте компанию на egrul.nalog.ru. Если в реестре одно название компании, а в чеке другое, чек может быть поддельным.

Адрес

Проверьте, что адрес из чека реальный. В подделках встречаются несуществующие номера домов и улиц.

Реквизиты

Проверяйте реквизиты в чеках. В документе может не хватать ИНН, наименования, даты и времени покупки. Тогда такой чек налоговики не примут и снимут расходы по нему.

Дата и время

Дата и время в чеке должны совпадать с периодом командировки. Если в чеке стоит дата, когда сотрудник вернулся, то чек он скорее всего купил в интернете.






Учет. Налоги. Право № 21 / 2017



Все статьи

Наш адрес:

350058, Россия, г. Краснодар, ул. Старокубанская, 116 А, офис № 5, тел./ факс: (861) 231-59-07, тел. (861) 231-04-26