Как принять дела на новой работе, чтобы не отвечать за чужие промахи
Вопреки прогнозам чиновников, что бухгалтерская профессия скоро исчезнет, зарплаты бухгалтеров растут. Если нашли выгодное предложение и выходите на новую работу, захватите с собой наш чек-лист. С ним не упустите важного, когда будете принимать дела.
Какие документы посмотреть
Должностные инструкции главбуха и подчиненных

Выяснить свои о бязанности с учетом специфики компании, отрасли, требований руководства.

Порядок документооборота

Поспрашивать новых коллег, какие трудности есть с документами — сложно ли собирать, как отделы взаимодействуют между собой.

Кадровые документы

Посмотреть правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании, командировках. Выяснить, кто ведет кадровый учет.

Учетная политика

Изучить учетную политику по бухгалтерскому и налоговому учету со всеми приложениями. Посмотреть, какие формы первички и регистров утверждены.

Приказ о передаче дел

Узнать, когда заканчивается передача дел, в каком порядке происходит и кто за что отвечает.

Опись бухгалтерских документов

Принять документы по описи.

Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Пришла. Первички нет совсем. Срочно надо все восстанавливать. В базу документы введены, но их не печатали и не подписывали. Учетной политики нет. Потом удивлялись, зачем я ее сама сделала. Беда с кадровыми документами, их просто не составляли. Ни табелей, ни трудовых договоров».

«Выхожу на работу 30 января, а 1 февраля транспортная декларация. Перерыла все папки, ничего нет — ни копий ПТС, ни предыдущих деклараций. А машины-то есть. Еду в налоговую, чтобы хоть что-то узнать. Прорываюсь к инспектору. Задаю вопросы и слышу в ответ: “Ужас! И таких берут бухгалтерами!” А потом еще штраф получила».
Что спросить у предшественника
Были ли аудит и выездные проверки налоговой и фондов?

Изучить аудиторские заключения или акты проверок.

Есть ли незакрытые документы налогового контроля, к примеру требования?

В первую очередь заняться требованиями о представлении документов, пояснений, об уплате недоимки.

Вся ли отчетность сдана?

Параллельно запросить в налоговой перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, которую сдала компания.

Нет ли долгов или переплаты по налогам и взносам?

Заказать свежую справку о состоянии расчетов или выписку операций по расчетам с бюджетом.

В какой программе ведется учет?

Стандартную версию программы дописывали? Если да, то как работают дополнительные обработки.

Как сдают отчетность в налоговую, фонды, статистику?

Кто подписывает? Была ли доверенность на главбуха, где хранят электронную подпись.

Какими справочными системами и ресурсами пользуются?

Получить логины и пароли.

Есть ли необработанная первичка?

Или операции, проведенные без документов? Какие еще есть нерешенные вопросы: долги подотчетников по документам, претензии поставщиков, покупателей?

Каковы профессиональные и личные качества подчиненных?

Кто в чем силен, какими заданиями кого лучше нагружать.

С кем чаще всего общаются?

Записать контакты. Например, телефоны контрагентов, банков, аудиторов, налоговиков, других проверяющих.

Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Дела мне не передали, как положено. Предыдущий главбух была обижена на директора и всех сотрудников компании. Не знаю уж, по какой причине. Заочно обиделась и на меня. Она встретила меня фразой: “Вот еще! Буду я какой-то девочке с улицы дела передавать… Не дождетесь!”»

«Когда я вышла на работу, прошлого главбуха уже уволили. Акт приема-передачи дел пришлось оформлять самой. Составляла перечень папок, которые попадались на глаза или имелись в помещении. Как потом выяснилось, главбух удалил и уничтожил все, что смог. Поэтому мне пришлось восстанавливать все с нуля».
Что выяснить об учете и отчетности
Корректны ли данные в учетной программе?

Выяснить, совпадают ли данные в бухгалтерской базе и в сданной отчетности. Например, заново сформировать в программе декларации и сопоставить показатели.

Правильно ли составляли первичку?

Посмотреть, совпадает ли форма документов с утвержденной в учетной политике. Провести хотя бы выборочную проверку документов текущего года. Правильно ли заполнены первичные документы.

Везде ли расписался главбух?

Проконтролировать, есть ли подписи в первичке, бухгалтерских и налоговых регистрах, журналах, книгах. Часто регистры и выданные счета-фактуры даже не распечатывают. Если эти документы потом потребуют на камералке, придется оформлять дубликат.

Сообщить руководителю о результатах экспресс-проверки.

Если ошибок много, убедить провести сплошную аудиторскую проверку.

Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Предыдущий бухгалтер сдала часть деклараций с нулями, хотя у организации была солидная выручка. На мой вопрос, почему отчетность нулевая, получила ответ: “Нужно было сдать в срок. Потом бы сделала правильную и отправила”. Исправлять предыдущий бухгалтер ничего, конечно же, не стала».

«К нам пришла выездная проверка из ФСС. Мне пришлось доделывать работу за предыдущего главбуха. Задним числом составляла приказы, оформляла договоры, заполняла больничные листы. А все из-за того, что дела не передавались соответствующим образом».

Как провести инвентаризацию

Проверить, отражены ли итоги последней инвентаризации имущества.

Если есть возможность, провести полную инвентаризацию на момент передачи дел.

Провести инвентаризацию кассы и расчетного счета.

Составить акт и отразить в нем результаты.

Проверить дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Свериться с контрагентами, хотя бы с теми, у которых самые крупные остатки по расчетам.

Убедиться, что остатки по расчетам с бюджетом в учете отражены верно.

Сверить данные со справкой о состоянии расчетов из налоговой.

Как принимали дела на новой работе ваши коллеги
«Когда я принимала дела, несколько позиций ТМЦ мне так и не показали. Сказали, что все лежит за коробками и нужно много передвинуть, чтобы их увидеть. Поверила на слово. А когда увольнялась, коробки отодвинули, а за ними нет ТМЦ. Недостачу повесили на меня».

«На новое место я устроилась перед годовым отчетом. Только приняла дела у директора, приходит требование на недоимку по прибыли за прошлые периоды. Смотрю в программе — долга нет. Пришлось параллельно с подготовкой отчетов поднимать декларации, документы, пересчитывать налог, чтобы понять, есть недоимка или нет».
О чем сказать в акте приема-передачи дел
Состояние бухгалтерского и налогового учета

Соответствует ли учет положениям учетной политики? Перечислить найденные ошибки и несоответствия.

Учет кассовых операций и денег на счетах

Соответствует ли требованиям законодательства? Как хранятся деньги? Приложить акт инвентаризации.

Товарно-материальные ценности

На момент передачи дел инвентаризация проводилась? Остатки материальных ценностей проверены?

Расчеты с контрагентами

В перечне дебиторской и кредиторской задолженности пометить непроверенные или недостоверные данные.

Документы

Правильно составлены? Как и где их хранят? Приложить опись принятых документов, перечислить
отсутствующие.

Остатки на счетах

Отметить непроверенные или недостоверные данные. Приложить оборотно-сальдовую ведомость, которую
составили на момент передачи дел.

Как принимали дела на новой работе ваши коллеги

«Предыдущий бухгалтер не передала мне переписку с налоговой. Выбросила. В итоге мы пропустили сроки по ответам на требования и по оплате недоимки. Налоговики заблокировали счета. Потом все решили, но нервы инспекторы нам потрепали».

«Случай был запущенный. У моей предшественницы все отчеты и первичка умещались в одной тоненькой папочке. На мои вопросы по поводу правильности отражения операций в учете она отвечала: “Но ведь это не влияет на прибыль”. Эта фраза стала для меня крылатой».




«Главбух» № 13 / 2017




Все статьи

Наш адрес:

350058, Россия, г. Краснодар, ул. Старокубанская, 116, офис № 109, тел./ факс: (861) 231-59-07, тел. (861) 231-04-26