23 сентября , 2015

Четыре способа проверить первичку, если контрагент отказался от печати

Виолетта Вецкус эксперт «УНП»

Четыре способа проверить первичку, если контрагент отказался от печати

С 7 апреля компании вправе отказаться от печати. Но первичка и другие документы без печати наверняка вызовут подозрения у налоговиков. Есть четыре способа удостовериться в надежности и правильности бумаг.

Печать всегда негласно служила признаком подлинности документа. Поэтому компаниям стоит заранее собрать доказательства подлинности документов, на которых печати нет.

Способ № 1

Сверить подписи поставщика

В первую очередь в документах без печати надо проконтролировать подпись. Именно из-за нее возникает больше всего споров с инспекторами. Кстати, это наглядно показывают споры о достоверности счетов-фактур, в которых печати нет.

Если в первичке расписался директор, визу можно сверить с подписью в договоре или других документах. Конечно, руководитель не расписывается каждый раз одинаково. Но если виза выглядит подозрительно, безопаснее попросить переоформить документ. Это убережет компанию от лишних споров. Если в документе поставил визу не руководитель, а другой сотрудник, стоит запросить у контрагента копию приказа или доверенности на право подписи.

Способ № 2

Попросить оформлять бумаги на фирменном бланке

Заменить печать может фирменный бланк или логотип поставщика на документах. Поэтому можно договориться с контрагентом, что он будет выставлять первичку с логотипом. Это защитит документы от подделок. Главное, чтобы логотип на всей первичке был одинаковый и соответствовал знаку контрагента на его сайте или в договоре.

Кстати

Печать позволяет не заполнять некоторые реквизиты в первичке. Например, в универсальном передаточном документе строки 14 и 19 с наименованием продавца и покупателя (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Но если печати нет, стоит проверить, заполнены ли реквизиты с названием сторон.

Способ № 3

Запросить письмо об отказе от печати

Контрагент не обязан оповещать компанию о том, что отказался от печати. Но если в полученных бланках есть реквизит «М.П.», а самой печати нет, стоит попросить поставщика подтвердить, что он не использует штамп. Например, запросить копию устава или письмо в свободной форме. Образец такого сообщения есть в «УНП» № 16, 2015.

Способ № 4

Выяснить, оформлял ли контрагент документы

Внимание стоит обратить на первичку без печати, которую сотрудники прикладывают к авансовым отчетам после возвращения из командировок. Если гостиницу выбирал работник, он может принести поддельные документы, чтобы возместить расходы, которых у него не было. Если компания сама не бронировала номера, безопаснее направить запрос в отель, чтобы узнать, действительно ли в ней проживал сотрудник. Если выяснится, что документ поддельный, списывать расходы нельзя. А выданные подотчетные можно взыскать с сотрудника (определение Московского городского суда от 22.12.11 № 33–42592).

Учет. Налоги. Право № 22 / 2015

Все статьи