31 мая , 2010

Компенсация за автомобиль

1. Личный автомобиль сотрудника

 

Нередко сотрудники предприятий по какой-либо причине используют свой автомобиль в служебных целях. Есть два способа компенсировать работнику его расходы на эксплуатацию личного автомобиля. Можно заключить договор аренды автомобиля. А можно выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях.

 

2. Порядок выплаты компенсации

 

Трудовой кодекс в ст. 188 устанавливает обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе и автомобилей. При выплате компенсации следует руководствоваться Письмом Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".

Денежная компенсация положена не всем работникам предприятия, а только тем сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами. Это могут быть, например, курьер, менеджер, торговый представитель, исполнительный директор и т.д. Разъездной характер работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Сумму компенсации определяет руководитель организации по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля, который используется в служебных целях, и от его марки. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т.д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации машины, ему не полагаются.

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет. Поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации.

Для того чтобы получить компенсацию, работник должен в бухгалтерию представить нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля.

Компенсация выплачивается один раз в месяц. Если же автомобиль сотрудником не используется (отпуск, болезнь, командировка), то компенсацию выплачивать нельзя.

 

3. Налогообложение компенсации за использование

личного автомобиля

 

Как мы уже говорили, компенсация может выплачиваться в любой сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется.

Первоначально такие нормы были установлены Постановлением Правительства от 24 мая 1993 г. N 487. Причем п. 3 этого Постановления Правительство предоставило право Минфину России менять утвержденные нормы компенсаций. Минфин воспользовался этим правом и в течение нескольких лет выпустил ряд документов, корректирующих нормы, в том числе и Приказ от 4 февраля 2000 г. N 16н. После введения в действие гл. 25 Налогового кодекса РФ нормы компенсаций были заново утверждены Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92.

Статьей 264 Налогового кодекса РФ установлено, что компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок относятся к прочим расходам (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При налогообложении прибыли эти компенсации учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Заметим, что новые нормы стали универсальными. Они больше не привязаны к конкретным маркам отечественных автомобилей, а зависят только от мощности двигателя. Если его объем меньше 2 л, то компенсация равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб. Таким подходом правительство отреагировало на расширившийся рынок зарубежных моделей машин и поставило владельцев отечественных автомобилей в равные условия с хозяевами иномарок.

К сожалению, издав новый документ, правительство не отменило ни Постановление N 487, ни разработанный на его базе Приказ Минфина N 16н. Дело в том, что Постановление Правительства РФ N 487 - это всего лишь обновленная редакция Постановления от 20 июня 1992 г. N 414. Постановление N 414 преследовало единственную цель: установить предельный размер компенсации, которую предприятия могли включать в себестоимость при налогообложении прибыли.

Таким образом, нормы, действовавшие в течение 1992 - 2001 гг., формально никакого отношения к подоходному налогу (а позже - к НДФЛ) не имели.

Поэтому в настоящее время и для исчисления налога на прибыль, и для расчета НДФЛ должен применяться более поздний нормативный акт. Это Постановление Правительства N 92, которое к тому же по сравнению с документами Минфина имеет большую силу.

В Письмах от 29 декабря 2006 г. N 03-05-02-04/192, от 19 февраля 2003 г. N 04-04-06/26, от 14 марта 2003 г. N 04-04-06/42, от 20 октября 2003 г. N 14-04-12/5 Минфин России рекомендует в отношении всех налогов применять нормы, установленные для определения налогооблагаемой прибыли, то есть нормы, указанные в Постановлении N 92.

Порядок налогообложения компенсаций представим в таблице.

 

Налог

Компенсация в пределах
нормы

Компенсация сверх нормы

Налог на прибыль

Уменьшает
налогооблагаемую прибыль

Не уменьшает
налогооблагаемую прибыль

НДФЛ

Не облагается

Облагается

ЕСН

Не облагается

Не облагается

Взнос на страхование от
несчастного случая на
производстве и
профзаболеваний

Не облагается

Облагается

 

4. Учет компенсаций при расчете налога на прибыль

 

Компенсационные выплаты в пределах норм учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Организация может выплачивать сотруднику компенсации, превышающие установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Следует также учитывать, что компенсационные выплаты за использование личного автомобиля относятся к косвенным расходам (п. 1 ст. 318 НК РФ). Это означает, что их можно в полном объеме учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, когда произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после того, как деньги будут выданы сотруднику на руки или перечислены на сберкнижку. Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления (при втором методе).

 

Пример 6. В декабре 2007 г. сотрудник организации ООО "Варяг" регулярно совершал служебные поездки на своем автомобиле "ВАЗ-2107". Руководитель организации распорядился, чтобы сотруднику компенсировали его расходы, выплатив 1500 руб.

Объем двигателя автомобиля "ВАЗ-2107" меньше 2000 куб. см.

Норма компенсации по данному автомобилю равна 1200 руб. Поэтому в состав расходов, которые учитываются в расчете налога на прибыль, включаются 1200 руб. Остальные же 300 руб. при налогообложении прибыли не учитываются.

 

Обратите внимание! В размере компенсации учтены все расходы на содержание автомобиля, в том числе на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Поэтому если организация помимо компенсации оплачивает работнику и стоимость бензина, то эти расходы не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

 

5. Учет компенсаций при расчете

налога на доходы физического лица и ЕСН

 

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Поэтому компенсации в пределах норм не облагаются налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы компенсации, превышающие нормы, необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ.

Единым социальным налогом суммы компенсации не облагаются, независимо от того, в пределах норм они выплачены или сверх норм. Компенсации в пределах норм освобождаются от уплаты ЕСН в соответствии с п. 1 ст. 238 НК РФ. А сверхнормативные компенсации не облагаются налогом, поскольку они не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Страховые взносы в Пенсионный фонд с компенсаций тоже не исчисляются, поскольку налоговая база по ЕСН и расчетная база по пенсионным взносам совпадают. Такое положение установлено п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".

А вот взносы на страхование от несчастных случаев с выплат, которые превышают нормы, заплатить придется. Компенсация в пределах этих норм налогом не облагается.

 

Пример 7. Используем условия предыдущего примера. На сумму превышения установленных норм - 300 руб. - начисляется НДФЛ, а также взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Тариф этого взноса установлен для ООО "Варяг" в размере 0,2%.

При выплате компенсации за декабрь в учете ООО "Варяг" были сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 73

- 1500 руб. - начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 39 руб. (300 руб. x 13%) - начислен налог на доходы физических лиц;

Дебет 26 Кредит 69-11

- 0,6 руб. (300 руб. x 0,2%) - начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дебет 73 Кредит 50

- 1461 руб. (1500 руб. - 39 руб.) - выплачена компенсация за использование личного автомобиля в декабре 2007 г.

 

6. Автомобиль "по доверенности"

 

Предположим, что работник предприятия использует в служебных целях свой автомобиль. Но владеет он им не на праве собственности, а по доверенности. Соответственно, в техническом паспорте указан другой владелец машины. Возникает вопрос: можно ли в этом случае возмещать расходы на пользование личным автомобилем этому работнику? И Трудовой, и Налоговый кодексы оперируют понятиями "личный", не уточняя, должен ли автомобиль принадлежать работнику именно на праве собственности.

По мнению налоговых органов, личный автомобиль - это тот, которым работник распоряжается на законных основаниях. Конечно, речь не идет о ситуации, когда автомобиль принадлежит предприятию. Поэтому работник, использующий для служебных нужд машину по доверенности от третьего лица, вправе получить от работодателя компенсацию. Для этого сотрудник должен представить в бухгалтерию своей организации заверенные копии технического паспорта автомобиля и доверенность.

Кстати, эта позиция подтверждается и Минфином России. Правда, свое мнение он высказал до вступления в силу гл. 25 НК РФ. Однако правило о компенсации за использование личного автомобиля было установлено и до гл. 25 НК РФ, и действующая сейчас формулировка не изменилась по сравнению с той, что была раньше. Поэтому вполне можно принять во внимание Письмо Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57. В нем, в частности, говорится, что компенсация за использование личного автомобиля выплачивается и тем работникам, которые используют для служебных поездок автомобили, принадлежащие им на основании доверенности.

В конце концов, можно применить п. 7 ст. 3 НК РФ и истолковать неустранимое сомнение в пользу организации. Ведь, чтобы установить возможность компенсировать работнику расходы за пользование автомобилем, принадлежащим ему только на праве собственности, законодатель должен был бы написать примерно следующее: "компенсация за использование автомобиля, находящегося в собственности работника". Тогда бы никаких вопросов и не возникало.

 



Все статьи

Наш адрес:

350058, Россия, г. Краснодар, ул. Старокубанская, 116, офис № 109, тел./ факс: (861) 231-59-07, тел. (861) 231-04-26