Статьи
27 февраля , 2009
БЕРЕЧЬ НЕЛЬЗЯ ВЫКИДЫВАТЬ, ИЛИ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
"Российский налоговый курьер", 2009, N 6
БЕРЕЧЬ НЕЛЬЗЯ ВЫКИДЫВАТЬ, ИЛИ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Начался очередной отчетный год, бухгалтерам опять нужно оформлять новые папки для подшивки документов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить.
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов.
Бухгалтерские документы
Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в ст. 17 Закона N 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице на с. 36 - 39.
Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры |
||
Годовая бухгалтерская |
Не менее 10 лет |
Пункт 1 ст. 17 Закона |
Сводная годовая |
До ликвидации |
|
Квартальная бухгалтерская |
Не менее 5 лет (при |
|
Месячная бухгалтерская |
Не менее 1 года |
|
Передаточные, |
До ликвидации |
Пункт 136 Перечня |
Бухгалтерские учетные |
Не менее 5 лет при |
Пункт 1 ст. 17 Закона |
Рабочий план счетов |
Не менее 5 лет |
Пункт 2 ст. 17 Закона |
Отчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления |
||
Годовые отчеты по налогам |
Не менее 10 лет |
Пункт 170 Перечня |
Квартальные отчеты по |
Не менее 5 лет |
|
Месячные отчеты по налогам |
Не менее 1 года |
|
Счета-фактуры |
Не менее 5 лет при |
Пункт 150 Перечня |
Книги покупок, книги продаж |
Не менее полных |
Пункты 15 и 27 Правил |
Документы, подтверждающие |
Не менее 4 лет |
Пункт 4 ст. 283 НК РФ |
Документы, подтверждающие |
Пункт 5 ст. 346.6 и |
|
Первичные документы |
||
Первичные документы и |
Не менее 5 лет при |
Пункт 1 ст. 17 Закона |
Путевые листы |
Не менее 5 лет |
Пункт 18 Обязательных |
Лицевые счета работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 153 Перечня |
Документы на выдачу |
Не менее 5 лет при |
Пункт 155 Перечня |
Исполнительные документы |
Не менее 5 лет |
Пункт 162 Перечня |
Документы о дебиторской и |
Пункт 163 Перечня |
|
Документы о недостачах, |
Пункт 165 Перечня |
|
Документы об оплате |
||
Документы о переоценке |
До ликвидации |
Пункт 166 Перечня |
Документы об |
Не менее 5 лет |
Пункт 167 Перечня |
Документы о приеме-передаче |
Пункт 179 Перечня |
|
Документы о ведении |
До ликвидации |
Пункт 181 Перечня |
Документы об |
Не менее 5 лет при |
Пункт 192 Перечня |
Договоры и контракты |
||
Договоры, соглашения |
Не менее 5 лет |
Пункт 186 Перечня |
Паспорта сделок |
До ликвидации |
Пункт 187 Перечня |
Документы о приеме |
Не менее 5 лет, |
Пункт 188 Перечня |
Договоры о материальной |
Не менее 5 лет |
Пункт 189 Перечня |
Кадровые документы |
||
Коллективный договор |
До ликвидации |
Пункт 275 Перечня |
Документы о переводе |
Не менее 5 лет |
Пункт 277 Перечня |
Табели (графики), журналы |
Не менее 1 года <4> |
Пункт 281 Перечня |
Документы о премировании |
Не менее 5 лет |
Пункт 293 Перечня |
Трудовые договоры |
Не менее 75 лет |
Пункт 338 Перечня |
Личные карточки работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 339 Перечня |
Невостребованные трудовые |
До момента |
Пункт 342 Перечня |
Книги, журналы выдачи |
Не менее 50 лет |
Пункт 358 Перечня |
Графики предоставления |
Не менее 1 года |
Пункт 356 Перечня |
Документы по охране труда |
||
Акты, предписания по |
Не менее 5 лет |
Пункт 295 Перечня |
Перечень профессий |
До замены новым <4> |
Пункт 304 Перечня |
Списки работающих на |
Не менее 75 лет |
Пункт 305 Перечня |
Табели и наряды работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 306 Перечня |
Акты расследования |
Не менее 45 лет |
Пункт 312 Перечня |
Журналы, книги учета |
Не менее 10 лет |
Пункт 316 Перечня |
Журналы проведения |
Не менее 5 лет |
|
Документы об аттестации |
Не менее 5 лет |
Пункт 332 Перечня и п. 8 |
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ) |
||
Документация по ККТ <5> |
Не менее 5 лет |
Пункт 14 Положения о |
Использованные контрольные |
||
Статистические документы |
||
Годовые и с большей |
Не менее 10 лет |
Пункт 199 Перечня |
Сводные годовые и с большей |
До ликвидации |
|
Полугодовые статистические |
Не менее 5 лет (при |
|
Квартальные статистические |
Не менее 5 лет (при |
|
Месячные статистические |
Не менее 1 года |
|
|
Примечание. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в п. 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.
Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.
Налоговые декларации и документы для расчета налогов
Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в п. 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные - не менее пяти лет, месячные - не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.
Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.
Аналогичное требование установлено в пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).
Обратите внимание! Для акционерных обществ - особые правила
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:
- документы о создании, реорганизации общества;
- устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
- свидетельство о государственной регистрации общества;
- решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
- протоколы общих собраний акционеров;
- протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
- списки аффилированных лиц общества;
- положения о филиалах и представительствах общества;
- протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
- бюллетени для голосования;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.
Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив. Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов).
Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.
Примечание. До 2008 г. налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков - как квартал (ст. 163 НК РФ).
Пример 1. ООО "Гиацинт" было зарегистрировано в апреле 2004 г. Организация применяет общую систему налогообложения.
Четырехлетний срок, в течение которого ООО "Гиацинт" должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 г., - это период с 1 января 2005 г. по 31 декабря 2008 г. Соответственно, документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 г., организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 г.
Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 г., может охватывать 2005 - 2007 гг. и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 г. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону N 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.
Примечание. Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (пп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Примечание. Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в п. п. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914. Его минимальная продолжительность - пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.
Отметим также, что согласно п. 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.
Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 г. запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 г., налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.
Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 г. налоговым периодом по НДС для ООО "Гиацинт" являлся календарный месяц.
Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 г. организация должна хранить до 30 апреля 2009 г. (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 г.).
Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, - с 1 января 2005 г. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 г., ОО
Наш адрес:
350058, Россия, г. Краснодар, ул. Старокубанская, 116, офис № 109, тел.: 8 (918) 131-18-14, 8 (918) 430-28-81
Курсы валют
€ | $ | £ | |
---|---|---|---|
Курс ЦБ РФ |
76.23 |
65.59 |
85.79 |
Погода в Краснодаре
Ночь 15 апреля,
температура +7..9 С, давление 759..761 мм рт.ст., ветер Юго-Восточный, 2 м/с
Утро 15 апреля,
Пасмурно, температура +12..14 С, давление 760..762 мм рт.ст., ветер Юго-Восточный, 2 м/с
День 15 апреля,
Пасмурно, температура +15..17 С, давление 759..761 мм рт.ст., ветер Южный, 4 м/с
Вечер 15 апреля,
температура +9..11 С, давление 760..762 мм рт.ст., ветер Южный, 2 м/с